Bij Smartroute zijn we voortdurend bezig om het plannen slimmer, robuuster en gebruiksvriendelijker te maken. Eén van de grootste verbeteringen van de afgelopen tijd is onze overgang van statische planningen naar een dynamisch herplanmodel, waarbij de planning niet langer een momentopname is, maar een doorlopend proces. Dit is geen tweak, het is een fundamentele wijziging in hoe we met planningen omgaan.
Van momentopname naar continu proces
Tot voor kort werkte Smartroute met een klassiek model: de klant stelde een planning op, met vaste start- en werktijden per medewerker. Als er iets veranderde – een order verviel, kwam erbij, of een medewerker viel uit – dan kon de planner ‘herplannen’. Het systeem paste dan de bestaande planning aan binnen de grenzen van het oude plan.
Maar planningen zijn zelden stabiel. Daarom hebben we onze werkwijze volledig vernieuwd. Het systeem is nu altijd herplanbaar, en plannen wordt een doorlopende activiteit. Medewerkers hebben een digitale agenda waarin hun beschikbaarheid staat, en het algoritme kan op elk moment een nieuwe planning maken, waarbij eerdere toezeggingen aan klanten altijd gerespecteerd worden.
Planning zonder keurslijf
De grote winst: het algoritme hoeft geen rekening meer te houden met de vorm van een eerdere rit, maar alleen met de belofte aan de klant. Heeft de klant een tijdvak bevestigd gekregen? Dan blijft die afspraak staan. Maar achter de schermen kan de rest van de planning volledig herverdeeld worden voor maximale efficiëntie.
Voor klanten die dagelijks plannen (zoals veel “next day delivery”-bedrijven), betekent dit meer gemak: je hoeft de inzet van personeel niet telkens handmatig aan te passen, en aanpassingen in de planning leiden automatisch tot betere routes.
Voor klanten met meerdaagse planningen, zoals meubelwinkels, is dit niets minder dan een revolutie. Een revolutie voor meerdaagse planning
Stel: je maakt zes weken vooruit een basisplanning, en belooft klanten alleen nog maar een leverweek. In de weken daarna wordt die belofte stap voor stap concreter:
- Drie weken van tevoren: de leverdag
- Een week van tevoren: het dagdeel
- Twee dagen van tevoren: het tijdvak
Elke precisering gaat gepaard met een Track & Trace-bericht, en telkens als er iets verandert, wordt de planning automatisch opnieuw doorgerekend, binnen de ruimte die nog bestaat. Volledig automatisch. En met betere routes als resultaat.
Klanten kiezen zelf binnen de ruimte die ontstaat.
Consumenten kunnen via een portaal zelf hun bezorgafspraak wijzigen. Het systeem laat dan alleen opties zien die passen binnen de bestaande planning of in gaten die ontstaan zijn bijvoorbeeld door annuleringen of ritten die nog niet helemaal gevuld zijn. Als er echt geen opties zijn binnen de oorspronkelijke week, kan het systeem zelfs voorstellen om een nieuwe week aan te breken. Daarbij wordt gekeken naar historische bezorgpatronen: als er doorgaans twee ritten per week naar Limburg zijn, dan wordt dat als uitgangspunt genomen. Is er nog geen rit? Dan kan de klant vrij kiezen. Zijn er al twee? Dan beperken we de keus tot die ritten voor een optimale balans tussen klantvriendelijkheid en efficiëntie.
De toekomst van plannen is flexibel
Veel bedrijven werken met vaste bezorgdagen per regio bijvoorbeeld elke donderdag naar de Achterhoek. Maar wat als de klant op donderdag niet thuis kan zijn? Of wat als er in een week nauwelijks bestellingen in die regio zijn? Dan wordt de route niet alleen inefficiënt, maar ook klantonvriendelijk.
Onze oplossing: dynamische herplanning met behoud van klantbeloften. Geen vaste routes, maar flexibele aanpassing aan de werkelijke vraag. Daarmee verhogen we niet alleen het aantal stops per kilometer, maar ook de tevredenheid van de ontvangers.
Deze nieuwe planningswijze draait inmiddels succesvol bij onder andere Totaalbed en Joerns. En de resultaten zijn veelbelovend:
✓ Betere benutting van de beschikbare bezorgcapaciteit
✓ Minder handwerk voor planners
✓ Hogere leverbetrouwbaarheid
✓ Meer vrijheid voor klanten
Meer weten?
Wil je weten of deze manier van plannen ook voor jouw organisatie werkt? Neem contact met ons op. We laten het graag zien in een vrijblijvende demo.