VCCS houdt grip op hun dagplanning met Smartroute
Vincent Container Cleaning Services (VCCS) reinigt dagelijks ruim 2.000 containers
in een groot verzorgingsgebied, met een team van 16 medewerkers. Begin dit jaar
stapten zij over op Smartroute om hun snelgroeiende operatie beter te ondersteunen.
Sindsdien helpt Smartroute hen om efficiënter te plannen, beter te communiceren
met hun klanten en grip te houden op een omvangrijke, dynamische dagplanning.
VCCS
Handmatig plannen, maar dan professioneel
Waar veel Smartroute-klanten volledig automatisch plannen, kiest VCCS bewust voor een handmatige planningswerkwijze. Medewerkers selecteren zelf groepen stops en wijzen deze toe aan chauffeurs.
Smartroute ondersteunt dit door:
- razendsnel grote hoeveelheden stops te laden,
- stabiliteit te bieden bij frequente wijzigingen,
- real-time inzicht te geven in wat al ingepland is, wat nog openstaat en wat de impact is van elke wijziging.
Deze manier van plannen vraagt om flexibiliteit. En precies daar blinkt Smartroute voor VCCS in uit.
COMMUNICATIE
Heldere communicatie naar eindklanten
VCCS houdt bewoners op de hoogte zodra hun container gereinigd is. Voor deze klant ontwikkelden we een op maat gemaakte communicatieflow:
- Klanten krijgen een automatische melding wanneer hun container is verwerkt.
- De track‑&‑trace e-mails zijn afgestemd op hun eigen tone of voice.
- We hebben logica gebouwd die voorkomt dat berichten per ongeluk meerdere keren verstuurd worden, zelfs bij complexe updates in de planning.
Het resultaat: betrouwbare, consistente en automatische communicatie, zonder extra werk voor het VCCS‑team.
SSO
Microsoft SSO voor veilig en soepel inloggen
Omdat VCCS werkt met een extern ICT‑team, hebben we voor hen een integratie gebouwd met Microsoft Single Sign-On (Azure Entra). Hierdoor:
- loggen medewerkers veilig in met hun bestaande Microsoft‑account,
- blijven toegang en gebruikersbeheer volledig in handen van hun ICT‑afdeling,
- is het beheer eenvoudiger en veiliger, zeker voor grotere organisaties.
IMPORT
Krachtige importfunctie voor complexe CSV bestanden
Elke dag levert VCCS grote hoeveelheden data aan. Hun importbestand bevat meerdere kolommen voor verschillende afvalstromen (GFT, REST, Plastic, Papier, etc.), waarbij ieder veld zowel een ordertype als het aantal te reinigen bakken bepaalt.
We hebben de importlogica zo ingericht dat:
- Smartroute automatisch het juiste ordertype kiest,
- de capaciteit wordt berekend op basis van het aantal bakken,
- aanvullende velden zoals klachten of nieuwe klanten meteen worden vertaald naar de juiste labels en workflows.
Deze slimme parsing maakt het mogelijk om met één druk op de knop een complete, foutloze planning te starten, zelfs bij dit soort uitzonderlijk uitgebreide bestanden.
APP
Afboekredenen en feedback in de app
Tijdens het reinigen kunnen medewerkers eenvoudig aangeven waarom een container eventueel niet verwerkt kon worden. Bijvoorbeeld:
- “Bak niet aangeboden”
- “Bak nog niet leeg”
- “Geen toegang”
Deze afboekredenen worden automatisch opgeslagen en zijn direct zichtbaar in het Smartroute-dashboard, zodat VCCS snel kan reageren richting hun klant of opdrachtgever. Dit levert transparantie op én minder vragen aan de binnendienst.
RESULTAAT
De resultaten
Sinds de overstap begin dit jaar heeft VCCS:
- een veel stabieler planningsproces, ondanks enorme dagvolumes,
- automatische en betrouwbare communicatie richting bewoners,
- een veilige en professionele SSO‑inlogomgeving,
- een importproces dat volledig aansluit op hun unieke manier van werken,
- betere feedback en inzicht vanuit de buitendienst.
Smartroute helpt VCCS hiermee elke dag om duizenden containers efficiënt, transparant en klantvriendelijk te reinigen en om verder te groeien zonder dat de administratie en planning een knelpunt worden.