Totaalbed optimaliseert klantbeleving én
logistiek met Smartroute
Totaalbed levert hoogwaardige bedden en toebehoren vanuit 23 showrooms
door heel Nederland. Elke bestelling is maatwerk, met levertijden tot zes weken,
wisselende voorkeuren van klanten en combinaties van leveringen,
retouren en montage. Samen met Totaalbed bouwden we een planningssysteem
dat veel verder gaat dan routes maken. We brachten planning, klantcommunicatie
en retourafhandeling samen in één geautomatiseerd proces. Slim, schaalbaar
en klantvriendelijk.
TOTAALBED
De uitdaging
- Lange levertijden van bedden (6 weken)
- Klanten met bezorgvoorkeuren per dagdeel of dag
- Grote volumes die over meerdere weken verdeeld moeten worden
- Leveren én monteren, met meerdere voertuigtypes
- Retourstromen en opleidingsritten
- Niet plannen op personen of voertuigen, maar op rittypes
En dat alles met een klantgerichte benadering: duidelijke communicatie, zelfplannende klanten, en minimale overlast.
OPLOSSING
Wat Smartroute heeft gedaan
Weekplanningen met ruimte voor verandering
Elke week maken we op basis van nieuwe orders een planningsvoorstel, vaak vijf weken vooruit. Die planning houdt rekening met:
- Klantvoorkeuren (bijv. alleen middagen of geen woensdagen)
- Beschikbaarheid van artikelen
- Te verwachten ritdrukte per regio
- Historische leverdata (bijv. drie leverdagen per week in Groningen)
Als de klant de bezorging accepteert, wordt dit bevestigd. Als ze iets anders kiezen, passen we de planning aan, binnen logische grenzen.
Automatisch klantcontact
Smartroute stuurt namens Totaalbed track & trace-mails met een dagdeelvoorstel. Klanten kunnen direct bevestigen, wijzigen of afwijzen.
Alle communicatie wordt automatisch gegenereerd vanuit het fase-systeem, waarbij elke status van een order bepaalt welke actie en welk bericht volgt. “We wilden minder handmatig schakelen. Nu loopt het hele proces vanaf bestelling tot aflevering grotendeels automatisch.”
Volledige integratie met AFAS
De informatie stroomt twee kanten op tussen Smartroute en AFAS. Van geplande bezorging tot retourverwerking, alles is gekoppeld. Hierdoor is ook de klantenservice altijd up-to-date.
Chauffeursapp op maat
We breidden onze app uit zodat chauffeurs per artikel kunnen aangeven of alles in orde was. Bij een probleem volgen ze een beslisboom die leidt tot de juiste actie: monteur sturen, nalevering, terugname of vervanging.
Slimme optimalisatie
Sinds de overstap van hun zelfontwikkelde planningssysteem naar Smartroute zijn de routes gemiddeld 10% korter. “We zagen meteen het verschil. En dat motiveerde ons om nog verder te gaan.” We voeren nu samen scenario-analyses uit om nog verder te optimaliseren, met simulaties die helpen om logistieke keuzes onderbouwd te nemen.
RESULTAAT
De resultaten
- 10% kortere ritten
- Volledige automatisering van orderflow en communicatie
- Beter gebruik van capaciteit per rit
- Minder handwerk voor planners en klantenservice
- Verbeterde klantbeleving door track & trace en keuzemogelijkheden
- Flexibel systeem dat blijft meebewegen met het bedrijf